Microsoft 365 voordelen en nadelen

De 10 grootste voordelen van Microsoft 365

• Zeer uitgebreide functionaliteit. Microsoft 365 is eigenlijk zowel een server als een werkplek in de cloud. De server handelt je bedrijfs e-mail af, slaat je documenten veilig op en biedt een gezamenlijk samenwerkings- en communicatieportaal. De werkplek bestaat uit alle bijbehorende apps zoals Outlook en Office Online, Teams en Sharepoint Team Sites.
• Toegankelijkheid. Microsoft 365 is toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding, waar of wanneer dan ook. Je kunt zowel je mobiel, tablet, laptop, PC of Mac gebruiken om te werken met alle functies van Microsoft 365!
• Beperkte investeringen in hard- en software. Wilde je in het (recente) verleden al bovenstaande functionaliteit realiseren dan was de enige mogelijkheid de aanschaf van een server en bijbehorende software, back-up en installatie diensten: Vanaf prijs (grofweg) €10.000
• Aantrekkelijke tarieven. In het pre-Microsoft 365 tijdperk, en nu nog steeds, waren er vele aanbieders van zogenaamde gehoste e-mailservers, je had dan een beperkte opslagruimte (1GB bijvoorbeeld) en betaalde zo’n €25 per maand voor een gehoste mailbox. Nu betaal je iets meer dan €10 per maand voor een mailbox van 50GB, een volledig Office pakket, een terabyte aan bestandsopslag, gezamenlijke Sharepoint opslag, Teams en nog veel meer. Ongelofelijk veel waar voor je geld!
• Stabiliteit, back-up en beveiliging. Microsoft en een Microsoft 365 partner nemen je alle zorgen uit handen, Microsoft zorgt voor alle infrastructuur en je Office support partner regelt het in voor je, beheert het, en helpt je bij vragen.
• Spam en virus bescherming. E-mail wordt door uitstekende software gescand en wordt direct tegengehouden, of bij twijfel afgeleverd in de map ‘Ongewenste email’ van de eindgebruiker, zodat deze direct kan controleren of de email niet onterecht als spam is aangemerkt zonder hiervoor naar een apart quarantaine portaal te hoeven gaan.
• Compatibiliteit. Microsoft 365 werkt naadloos met de Office toepassingen zonder de noodzaak voor extra connectors of plug-ins, zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld documenten rechtstreeks via Word of Excel in de cloud opslaan.
• Mix- en match abonnementen. Organisaties kunnen bijvoorbeeld voor bepaalde gebruikers een Microsoft 365 abonnement voor alleen email of documenten afsluiten.
• Centraal documenten- en informatiebeheer. Beheerders hebben controle over centrale data. Zo kunnen zij de datastructuur beheren en permissies toekennen. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld Gsuite waar de eindgebruiker hiervoor veelal zelf verantwoordelijk is.
• Uitgebreide ‘Team Site’ functionaliteit. Met Microsoft 365 Sharepoint kun je vrij eenvoudig een aantrekkelijk en zeer functioneel intranet of projectsite bouwen

De 5 grootste nadelen van Microsoft 365

Het is moeilijk om nadelen van Microsoft 365 te bedenken maar als we echt ons best doen zijn er nog wel wat kleine verbeterpuntjes te noemen:

• Microsoft 365 support is welwillend maar is vaak Engelstalig, engineers bellen vanuit andere tijdzones en het kan lang duren voor het probleem bij de juiste persoon ligt. Dit kan worden ondervangen door een Microsoft 365 support partner als Cumulus IT.
• Microsoft 365 back-up heeft zo zijn beperkingen. Een externe back-up oplossing kan dit grotendeels ondervangen. Zie ook ons artikel over Microsoft 365 back-up. 
• Microsoft 365 facturatie is niet altijd even gebruiksvriendelijk, kleinere bedragen kunnen alleen per credit card worden betaald, facturen zijn niet altijd even duidelijk en crediteringen duren soms erg lang. Dat is gemakkelijk af te vangen door facturatie door een reseller zoals Cumulus IT te laten doen.
• Microsoft 365 OneDrive heeft een enorm ontwikkeling doorgemaakt de laatste jaren, enkele jaren terug was het erg onbetrouwbaar. Nu is de betrouwbaarheid enorm verbeterd maar is deze nog niet op het niveau van bijvoorbeeld Dropbox, wel biedt OneDrive veel meer mogelijkheden zoals beheer van permissies en Onedrive on Demand (zie ook hieronder).
• Microsoft 365 app integraties. Microsoft 365 kent nog niet zoveel app integraties als bijvoorbeeld GSuite, dat een zeer uitgebreide app bibliotheek heeft, Microsoft is zich de laatste jaren wel steeds meer op de buitenwereld, en koppelingen hiermee, aan het richten

De 5 mooiste features van Microsoft 365

• Microsoft Teams en Planner zijn uitstekende toepassingen voor samenwerken en planning van gezamenlijke projecten
• De mogelijkheid om in Sharepoint en Teams samen te werken met externen. Hiermee kun je externe personen kosteloos toegang geven tot bijvoorbeeld projectensites.
• Meervoudige aanmelding. Voor extra beveiliging kun je Microsoft 365 toegang voor gebruikers beveiligen met een extra authenticatie via SMS of middelt de Authenticator app.
• Mobiele apps voor browsen, lezen én wijzigen van inhoud via tablet en mobiel, via apps als Onedrive, Sharepoint, Teams en Office apps.
• OneDrive on Demand is een functionaliteit waarbij je je gehele OneDrive of documentbibliotheek direct op je PC of Mac beschikbaar maakt, maar alleen wanneer je bestanden of mappen daadwerkelijk nodig hebt deze worden gedownload naar je apparaat. Dit scheelt enorm veel ruimte.

Om te bekijken welke versie het best bij u past bekijk ons overzicht van Microsoft 365 prijzen en versies. Voor een overzicht van wat er komt kijken bij een migratie bekijk onze pagina over Microsoft 365 installatie en implementatie.