Controleer de volgende zaken als er problemen zijn met OneDrive:
Controleer je aamelding in Office, dit kun je doen vanuit bijvoorbeeld Word of Excel > Bestand > Account – controleer of je correct bent aangemeld. Mocht je daarbij problemen hebben dan kan het soms goed zijn in Windows referentiebeheer eens al je Office referenties te verwijderen, voornamelijk de referenties die ADAL bevatten en de OneDrive Business Cached Credentials, Start daarna je PC opnieuw en meld je in Office opnieuw aan
Klik eenmaal op het OneDrive wolkje rechtsonder en kijk of er issues zijn met de synchronisatie van specifieke bestanden, vaak staat er dan ook nog een omschrijving bij zoals een synchronisatieconflict. Probeer dit op te lossen door het document te openen en weer op te slaan.
Controleer of de specifieke mappen/bestanden geen vreemde namen hebben of vreemde tekens bevatten, de ondersteuning van Sharepoint/OneDrive van vreemde tekens is veel verbeterd de laatste jaren maar soms zien we het toch nog fout gaan.
Mocht dit alles niet werken dan kun je proberen OneDrive te resetten middels:
Ga naar uitvoeren (Windows toets + R) > Typ: %localappdata%MicrosoftOneDriveonedrive.exe /reset
Het OneDrive icoon gaat even weg en verschijnt na een tijdje weer, als dit te lang duurt toets dan in uitvoeren: %localappdata%MicrosoftOneDriveonedrive.exe , OneDrive start hiermee weer
Ga in de betreffende Sharepoint site collectie naar de Top Level Site
Ga naar Site Acties > Site Instellingen
Ga naar Beheer van de siteverzameling > Onderdelen van de siteverzameling
Ga naar het kopje ‘Documenten standaard openen in clienttoepassingen’
Klik op de knop ‘Activeren’
Noot dat bovenstaande instelling nog per documentbibliotheek kan worden overschreven. Als je documenten dus nog steeds openen in de Web Apps, controleer je de instelling van de bibliotheek:
Ga naar de betreffende documentbibliotheek
Ga naar het tabblad Bibliotheek > Bibliotheekinstellingen
Ga naar Geavanceerde Instellingen
Bij ‘Documenten openen in de browser’ kies je voor ‘Openen in de clienttoepassing’:
Een netwerklocatie of netwerkverbinding kunnen we gebruiken voor bijvoorbeeld het opslaan en bijvoegen van bijlagen in Outlook. Ook is het handig (en soms vereist) voor het werken met programma’s die niet Sharepoint bewust zijn.
Een andere en misschien wel betere mogelijkheid is om in Windows 10 OneDrive on Demand te gebruiken, je hebt hierbij dan wel de voordelen van OneDrive (off-line werken, gemakkelijke toegang) maar niet de nadelen, immers, alleen de bestanden die je gebruikt worden ook daadwerkelijk gedownload. Onderaan leggen we nog even uit hoe je dit doet.
Je Sharepoint map benaderen vanuit favoriete mappen of snelle toegang in Windows
Meld je aan op je Sharepoint Team Site met het vinkje ‘Aangemeld blijven’ (alleen als je deze optie krijgt)
Ga naar een willekeurige documentbibliotheek > kopje ‘Alle documenten’ > ‘In Verkenner weergeven’
Als het goed is wordt nu de bibliotheek in de Windows verkenner weergegeven
Rechtsklik op ‘Favorieten’ en kies ‘Huidige locatie aan favorieten toevoegen’, of rechtsklik op de map zelf en kies ‘Vastmaken aan snelle toegang’
Maak een netwerklocatie of netwerkverbinding aan
Meld je aan op je Sharepoint Team Site met het vinkje ‘Aangemeld blijven’ (alleen als je deze optie krijgt)
Ga naar een willekeurige documentbibliotheek > kopje ‘Alle documenten’ > ‘In Verkenner weergeven’
Als het goed is wordt nu de bibliotheek in de Windows verkenner weergegeven
Netwerkverbinding of netwerklocatie maken:
Netwerkverbinding: Rechtsklik op Mijn Computer en kies ‘Netwerkverbinding maken’ > Kies een stationsletter > Geef bij mapnaam de locatie van de Site of Documentbibliotheek op, bijvoorbeeld: https://jesharepointnaam.sharepoint.com/Data en selecteer de optie ‘Opnieuw verbinding maken bij aanmelden’ en klik op ‘Voltooien’
Netwerklocatie: Rechtsklik op Mijn Computer en kies ‘Een netwerklocatie toevoegen’ > Klik ‘Volgende’ > Kies de optie ‘Andere netwerklocatie kiezen’ en klik op ‘Volgende’ > Geef nu de locatie van de Site of Documentbibliotheek op, bijvoorbeeld: https://jesharepointnaam.sharepoint.com/Data en klik op ‘Volgende’, geef een naam op en klik op ‘Volgende’ en daarna ‘Voltooien’
Je hebt nu een directe verbinding naar de Sharepoint site of documentbibliotheek!
OneDrive on Demand gebruiken
Als je Windows 10 of hoger gebruikt dan kun je OneDrive on Demand gebruiken, hiermee stel je OneDrive zodanig in dat niet alle bestanden direct worden gedownload, maar alleen als deze nodig zijn. Dit levert vaak een enorme ruimtebesparing op, terwijl het nauwlijks vertraging oplevert. Het enige waar je rekening mee moet houden is dat als je off-line gaat werken je de benodigde bestanden vooraf wel even markeert om te downloaden.
Instellen van OneDrive on Demand:
Klik op het blauwe OneDrive wolkje rechtsonder op je scherm > klik op ‘Meer’ > ‘Instellingen’ > tabblad ‘Instellingen’
Vink de optie ‘Ruimte besparen door alleen de bestanden te downloaden die u gebruikt’ aan > Klik ‘OK
Je zult nu zien dat bij alle bestanden die gedownload zijn een groen vinkje staat en bij alle bestanden die alleen in de cloud staan een wolkje. Als je een bestand opent dan wordt deze automatisch gedownload en voorzien van een groen vinkje.
Je kunt een bestand of map vooraf downloaden door deze te rechts klikken en te kiezen voor de optie ‘Altijd behouden op dit apparaat’
Je kunt de lokale kopie stoppen door te deze te rechts klikken en te kiezen voor de optie ‘Ruimte vrijmaken’
De meest gebruikte methoden om contactpersonen te delen zijn:
Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in de openbare mappen
Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de ingebouwde Globale Adres Lijst (GAL)
Een Sharepoint lijst maken met contactpersonen
Een CRM zoals Microsoft Dynamics gebruiken
Let op! Voor alle bovenstaande methodieken geld dat de contactpersonen niet met mobiele apparatuur worden gesynchroniseerd
Een gedeelde contactpersonen map in openbare mappen
Hierbij maakt een beheerder een openbare contactpersonen map aan in de Microsoft 365 omgeving. Dit ziet er als volgt uit:
Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de Globale Adreslijst (GAL)
Het voordeel van deze methode is dat de externe contactpersonen inzichtelijk zijn in de ingebouwde adreslijst en gebruikers niet een extra gedeelde postbus hoeven te openen. Het nadeel is dat de lijst niet eenvoudig door eenieder te wijzigen is. Iedereen binnen de organisatie ziet de ingevoerde contactpersonen automatisch (bepaal zelf of dat een voor- of nadeel is…)
Ga als volgt te werk:
Log in als beheerder op het Microsoft 365 portaal
Ga naar de sectie ‘Gebruikers’ > Contactpersonen’
Voeg hier de gebruiker toe met ‘Contact toevoegen’
Iedere gebruiker kan nu de contactpersonen in Outlook oproepen door naar het Outlook adresboek te gaan (het kleine boek-icoontje bovenaan in de menubalk) en te kiezen voor de ‘Globale Adreslijst’
Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint
Het voordeel van deze methode is dat de contactpersonen centraal in Sharepoint zijn opgeslagen. Daar zijn ze ook inzichtelijk voor gebruikers en andere Sharepoint toepassingen. Ook zijn ze gemakkelijk te bewerken en kunnen eventueel additionele informatievelden worden toegevoegd. Dit ziet er als volgt uit:
Een CRM zoals Microsoft Dynamics gebruiken
Als je meer wilt dan alleen basis contactinformatie delen dan is het wellicht goed om naar een CRM oplossing te kijken. Hierin kun je ook andere informatie opslaan zoals gespreksnotities, opvolg- en contactmomenten, contracten, en bijvoorbeeld e-mail nieuwsbrieven versturen.
Wil je meer informatie over bovenstaande oplossingen, of wil je dat wij het voor je inregelen? Neem dan contact met ons op!
In de recente versies van de Outlook Web App kan de gebruiker eenvoudig een logo toevoegen aan de handtekening middels de handtekening editor (tandwieltje rechtsboven > ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’ > ‘Opstellen en beantwoorden’):
Let op! In tegenstelling tot de bureaublad Outlook wordt de afbeelding hier niet wordt opgenomen (embedded) in het bericht maar wordt ingeladen vanaf een externe locatie, iets wat veel e-mail programma’s uit beveiligingsoogpunt niet toestaan waardoor een waarschuwing wordt gegenereerd. De ontvanger zal dus een melding als hieronder krijgen:
Zodra de ontvanger je aan de lijst van veilige afzenders toevoegt zal het logo gewoon zichtbaar zijn zonden bovenstaande melding.
Omdat het lastig is om altijd en overal dezelfde handtekening te hanteren leveren wij ook een handtekeningen oplossing voor Microsoft 365 waarmee handtekeningen automatisch worden toegevoegd aan alle uitgaande berichten. Hiermee heb je dezelfde handtekening vanaf mobiel, Outlook online en je bureaublad Outlook. Ook worden de logo’s hierbij wel opgenomen in het bericht.
Zeer uitgebreide functionaliteit. Microsoft 365 is eigenlijk zowel een server als een werkplek in de cloud. De server handelt je bedrijfs e-mail af, slaat je documenten veilig op en biedt een gezamenlijk samenwerkings- en communicatieportaal. De werkplek bestaat uit alle bijbehorende apps zoals Outlook en Office Online, Teams en Sharepoint Team Sites.
Toegankelijkheid. Microsoft 365 is toegankelijk vanaf elk apparaat met een internetverbinding, waar of wanneer dan ook. Je kunt zowel je mobiel, tablet, laptop, PC of Mac gebruiken om te werken met alle functies van Microsoft 365!
Beperkte investeringen in hard- en software. Wilde je in het (recente) verleden al bovenstaande functionaliteit realiseren dan was de enige mogelijkheid de aanschaf van een server en bijbehorende software, back-up en installatie diensten: Vanaf prijs (grofweg) €10.000
Aantrekkelijke tarieven. In het pre-Microsoft 365 tijdperk, en nu nog steeds, waren er vele aanbieders van zogenaamde gehoste e-mailservers, je had dan een beperkte opslagruimte (1GB bijvoorbeeld) en betaalde zo’n €25 per maand voor een gehoste mailbox. Nu betaal je iets meer dan €10 per maand voor een mailbox van 50GB, een volledig Office pakket, een terabyte aan bestandsopslag, gezamenlijke Sharepoint opslag, Teams en nog veel meer. Ongelofelijk veel waar voor je geld!
Stabiliteit, back-up en beveiliging. Microsoft en een Microsoft 365 partner nemen je alle zorgen uit handen, Microsoft zorgt voor alle infrastructuur en je Office support partner regelt het in voor je, beheert het, en helpt je bij vragen.
Spam en virus bescherming. E-mail wordt door uitstekende software gescand en wordt direct tegengehouden, of bij twijfel afgeleverd in de map ‘Ongewenste email’ van de eindgebruiker, zodat deze direct kan controleren of de email niet onterecht als spam is aangemerkt zonder hiervoor naar een apart quarantaine portaal te hoeven gaan.
Compatibiliteit. Microsoft 365 werkt naadloos met de Office toepassingen zonder de noodzaak voor extra connectors of plug-ins, zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld documenten rechtstreeks via Word of Excel in de cloud opslaan.
Mix- en match abonnementen. Organisaties kunnen bijvoorbeeld voor bepaalde gebruikers een Microsoft 365 abonnement voor alleen email of documenten afsluiten.
Centraal documenten- en informatiebeheer. Beheerders hebben controle over centrale data. Zo kunnen zij de datastructuur beheren en permissies toekennen. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld Gsuite waar de eindgebruiker hiervoor veelal zelf verantwoordelijk is.
Uitgebreide ‘Team Site’ functionaliteit. Met Microsoft 365 Sharepoint kun je vrij eenvoudig een aantrekkelijk en zeer functioneel intranet of projectsite bouwen
De 5 grootste nadelen van Microsoft 365
Het is moeilijk om nadelen van Microsoft 365 te bedenken maar als we echt ons best doen zijn er nog wel wat kleine verbeterpuntjes te noemen:
Microsoft365 support is welwillend maar is vaak Engelstalig, engineers bellen vanuit andere tijdzones en het kan lang duren voor het probleem bij de juiste persoon ligt. Dit kan worden ondervangen door een Microsoft 365 support partner als Cumulus IT.
Microsoft 365 back-up heeft zo zijn beperkingen. Een externe back-up oplossing kan dit grotendeels ondervangen. Zie ook ons artikel over Microsoft 365 back-up.
Microsoft365 facturatie is niet altijd even gebruiksvriendelijk, kleinere bedragen kunnen alleen per credit card worden betaald, facturen zijn niet altijd even duidelijk en crediteringen duren soms erg lang. Dat is gemakkelijk af te vangen door facturatie door een reseller zoals Cumulus IT te laten doen.
Microsoft365 OneDrive heeft een enorm ontwikkeling doorgemaakt de laatste jaren, enkele jaren terug was het erg onbetrouwbaar. Nu is de betrouwbaarheid enorm verbeterd maar is deze nog niet op het niveau van bijvoorbeeld Dropbox, wel biedt OneDrive veel meer mogelijkheden zoals beheer van permissies en Onedrive on Demand (zie ook hieronder).
Microsoft365 app integraties. Microsoft 365 kent nog niet zoveel app integraties als bijvoorbeeld GSuite, dat een zeer uitgebreide app bibliotheek heeft, Microsoft is zich de laatste jaren wel steeds meer op de buitenwereld, en koppelingen hiermee, aan het richten
De 5 mooiste features van Microsoft 365
Microsoft Teams en Planner zijn uitstekende toepassingen voor samenwerken en planning van gezamenlijke projecten
De mogelijkheid om in Sharepoint en Teams samen te werken met externen. Hiermee kun je externe personen kosteloos toegang geven tot bijvoorbeeld projectensites.
Meervoudige aanmelding. Voor extra beveiliging kun je Microsoft 365 toegang voor gebruikers beveiligen met een extra authenticatie via SMS of middelt de Authenticator app.
Mobiele apps voor browsen, lezen én wijzigen van inhoud via tablet en mobiel, via apps als Onedrive, Sharepoint, Teams en Office apps.
OneDrive on Demand is een functionaliteit waarbij je je gehele OneDrive of documentbibliotheek direct op je PC of Mac beschikbaar maakt, maar alleen wanneer je bestanden of mappen daadwerkelijk nodig hebt deze worden gedownload naar je apparaat. Dit scheelt enorm veel ruimte.
