De meest gebruikte methoden om contactpersonen te delen zijn:
- Een gedeelde contactpersonen map aanmaken in de openbare mappen
- Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de ingebouwde Globale Adres Lijst (GAL)
- Een Sharepoint lijst maken met contactpersonen
- Een CRM zoals Microsoft Dynamics gebruiken
Let op! Voor alle bovenstaande methodieken geld dat de contactpersonen niet met mobiele apparatuur worden gesynchroniseerd
Een gedeelde contactpersonen map in openbare mappen
Hierbij maakt een beheerder een openbare contactpersonen map aan in de Microsoft 365 omgeving. Dit ziet er als volgt uit:
Contactpersonen toevoegen als externe contactpersonen in de Globale Adreslijst (GAL)
Het voordeel van deze methode is dat de externe contactpersonen inzichtelijk zijn in de ingebouwde adreslijst en gebruikers niet een extra gedeelde postbus hoeven te openen. Het nadeel is dat de lijst niet eenvoudig door eenieder te wijzigen is. Iedereen binnen de organisatie ziet de ingevoerde contactpersonen automatisch (bepaal zelf of dat een voor- of nadeel is…)
Ga als volgt te werk:
- Log in als beheerder op het Microsoft 365 portaal
- Ga naar de sectie ‘Gebruikers’ > Contactpersonen’
- Voeg hier de gebruiker toe met ‘Contact toevoegen’
Iedere gebruiker kan nu de contactpersonen in Outlook oproepen door naar het Outlook adresboek te gaan (het kleine boek-icoontje bovenaan in de menubalk) en te kiezen voor de ‘Globale Adreslijst’
Een gedeelde contactpersonenlijst aanmaken in Sharepoint
Het voordeel van deze methode is dat de contactpersonen centraal in Sharepoint zijn opgeslagen. Daar zijn ze ook inzichtelijk voor gebruikers en andere Sharepoint toepassingen. Ook zijn ze gemakkelijk te bewerken en kunnen eventueel additionele informatievelden worden toegevoegd. Dit ziet er als volgt uit:
Een CRM zoals Microsoft Dynamics gebruiken
Als je meer wilt dan alleen basis contactinformatie delen dan is het wellicht goed om naar een CRM oplossing te kijken. Hierin kun je ook andere informatie opslaan zoals gespreksnotities, opvolg- en contactmomenten, contracten, en bijvoorbeeld e-mail nieuwsbrieven versturen.
Wil je meer informatie over bovenstaande oplossingen, of wil je dat wij het voor je inregelen? Neem dan contact met ons op!
bekijk ook
gerelateerde artikelen
